SYSTEM niesie ze sobą nowe obowiązki, nowy zakres wiedzy, którą trzeba będzie opanować. Rozłożenie wdrożenia w czasie na okres prawie czterech lat pozwoli na dokonanie tych zmian w sposób ewolucyjny.

Rozmowa z mgr Markiem Kłoskiem, kierownikiem Działu Informatyki Systemów Zarządzania UŚ

- Czym jest Zintegrowany System Wspomagania Zarządzania Uczelnią?

- Uniwersytet Śląski jest dużym przedsiębiorstwem dysponującym budżetem rocznym 300 mln złotych. Zatrudnia 3,5 tysiąca pracowników i kształci około 41 tysięcy studentów. Zarządzanie tak złożoną organizacją wymaga, wziąwszy pod uwagę wymagania formalno-prawne dotyczące kształcenia w szkolnictwie wyższym, prowadzenia badań naukowych oraz zarządzania infrastrukturą, użycia odpowiednich systemów informatycznych.

W chwili obecnej użytkujemy kilka narzędzi informatycznych wspomagających prace w zakresie zarządzania. Należą do nich m.in. system finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy, obsługi toku studiów USOS i obsługi zakupów ZAMUŚ. Rozwiązania te, wspomagając realizację wycinkowych procesów, tworzą tzw. "wyspy informacyjne". Przepływ informacji pomiędzy systemami nie istnieje bądź jest realizowany ręcznie. Ma to negatywny wpływ na jakość, terminowość i pracochłonność realizowanych procesów. Jednak kluczowym argumentem przemawiającym za zmianą tego stanu była informacja od producenta systemu finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego o zaprzestaniu jego rozwoju.

Kierownik Działu Informatyki Systemów Zarządzania UŚ mgr Marek Kłosek

Od 2002 roku rozpoczęto prace mające na celu wybór nowego systemu. Rok później Uniwersytet podpisał porozumienie z Politechniką Warszawską oraz Uniwersytetem Jagiellońskim (następnie dołączył Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej) w sprawie utworzenia konsorcjum, którego celem był wspólny zakup bezpiecznego i nowoczesnego systemu informatycznego wspierającego najważniejsze procesy Uczelni. 30 kwietnia 2004 roku rozpoczęto procedurę przetargową, która mimo wielu problemów formalno-prawnych zakończyła się podpisaniem umowy 6 listopada 2006 roku z konsorcjum firm SAP, Prokom SA i Siemens. Na bazie standardowego oprogramowania firmy SAP powstanie Zintegrowany System Wspomagania Zarządzania Uczelnią. Głównymi cechami nowego rozwiązania są: centralna baza danych obejmująca całą Uczelnię, dostęp do danych przez przeglądarkę internetową, zdefiniowanie modelu procesowego Uczelni i jego implementacja w SYSTEMie, wsparcie dla decyzji zarządczych i realizacji strategii Uczelni, platforma integracyjna zawierająca nowoczesne technologie typu: hurtownia danych (DW), portal korporacyjny (CP), zaawansowane narzędzia analizy danych (BI), zarządzanie dokumentami (DMS) i pracą grupową (WF).

- Kiedy zostanie wprowadzony w życie?

- Po pierwsze trzeba podkreślić, że realizowany projekt jest złożonym przedsięwzięciem techniczno-organizacyjnym. Wpływ na to ma z jednej strony bardzo szeroki zakres funkcjonalny SYSTEMU, obejmujący większość aspektów życia Uczelni, oczywiście z punktu widzenia procesów zarządzania. Z drugiej, ogromna liczba użytkowników - docelowo około 50 tysięcy. Z tych względów proces wdrożenia podzielono na etapy i rozłożono w czasie: Analiza Przedwdrożeniowa - 4 miesiące, etap I: procesy podstawowe realizowane obecnie przez system finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy - 12 miesięcy, etap II: obsługa badań naukowych, procesy samoobsługi, zarządzanie strategiczne - 12 miesięcy i etap III: obsługa toku studiów - 20 miesięcy.

Każdy kolejny etap będzie się rozpoczynał po zakończeniu poprzedniego. Nie dotyczy to jednak etapu III, którego start jest planowany na 4 miesiące przed zakończeniem etapu II. Ze względu na wymogi prawne dotyczące części finansowej przewidujemy start produktywny I etapu na początku stycznia 2008 roku.

- Obecnie trwają przygotowania do wdrożenia?

- Wdrożenie już się rozpoczęło. Powołano odpowiednią strukturę organizacyjną mającą zrealizować projekt. Jej głównym organem jest Komitet Sterujący, którego przewodniczącym został Prorektor ds. Finansów i Rozwoju prof. dr hab. Jerzy Zioło. Prace prowadzone są w dziewięciu obszarach funkcjonalnych. W tej chwili realizowana jest faza projektu zwana analizą przedwdrożeniową. W efekcie powstanie dokument opisujący procesy obecne jak i przyszłe oraz sposób ich odzwierciedlenia w SYSTEMie. Opisana zostanie architektura oraz infrastruktura techniczna niezbędna do poprawnego funkcjonowania SYSTEMu. Zakończenie tej fazy jest przewidziane na 6 kwietnia 2007 roku. Po odbiorze Analizy Przedwdrożeniowej przystąpimy do realizacji następnych faz etapu I. Są to: "Szczegółowa Koncepcja Wdrażania Systemu", "Konfiguracja Systemu", "Testowanie i dokumentacja" oraz "Start produktywny". Podobne fazy wystąpią w pozostałych etapach wdrożenia. Jak widać postępujemy zgodnie z przyjętą w tego typu projektach metodyką, planując maksymalnie precyzyjnie wszystkie działania i czynności.

- Jak wiele będziemy musieli się nauczyć, aby sprawnie poruszać się w SYSTEMie?

- Na wstępie należy podkreślić, że warunkiem koniecznym do prawidłowego funkcjonowania SYSTEMu jest odpowiednio przygotowany użytkownik. Zakres i intensywność szkoleń w oczywisty sposób zależeć będą od roli, jaką będzie on spełniał w SYSTEMie. Od użytkownika końcowego nie oczekuje się jakiejś specjalistycznej wiedzy informatycznej. Aby przystąpić do szkolenia wystarczające będą podstawowe umiejętności z zakresu użytkowania komputera osobistego. Jednym z podstawowych efektów, które chcemy uzyskać w czasie zajęć, jest uświadomienie użytkownikowi roli, jaką będzie spełniał w SYSTEMie. Jakie skutki wywołają działania bądź zaniechanie przez niego działań. Jak efekty pracy jednego użytkownika będą wpływać na SYSTEM i pracę innych użytkowników.

- Jakie szkolenia się przewiduje?

- Przyjęta metodyka wdrożenia przewiduje przeszkolenie wszystkich użytkowników SYSTEMu. Można ich podzielić na trzy kategorie: administratorzy i programiści (pracownicy informatyki), użytkownicy kluczowi (wybrani pracownicy merytoryczni UŚ, zapewniający wsparcie i szkolenia pozostałym pracownikom), użytkownicy końcowi (pozostali pracownicy UŚ oraz studenci).

Szkolenia odbywać się będą w salach komputerowych Uniwersytetu lub, jeśli zajdzie taka potrzeba, w oddziale Prokom Katowice. Począwszy od etapu II dla pracowników UŚ oraz studentów przewidujemy uruchomienie szkoleń e-learningowych dotyczących sposobu korzystania z SYSTMu w zakresie samoobsługi, badań naukowych oraz obsługi toku studiów. W trakcie wdrożenia zostaną przygotowane instrukcje stanowiskowe opisujące sposób i zasady pracy z SYSTEMem. Od momentu startu produktywnego przewidywane jest również uruchomienie centrum wsparcia (help-desk), którego zadaniem jest wspomaganie użytkowników w czasie pracy z SYSTEMem.

- Czy nasza praca się zmieni?

- Każde wdrożenie narzędzia informatycznego tej klasy wprowadza zmiany w zakresie i rodzaju czynności wykonywanych przez pracowników. Jest to nieuchronne wskutek automatyzacji działań oraz pojawienia się nowych funkcjonalności. System niesie ze sobą nowe obowiązki, nowy zakres wiedzy, którą trzeba będzie opanować. Rozłożenie wdrożenia w czasie na okres prawie czterech lat pozwoli na dokonanie tych zmian w sposób ewolucyjny.

- Co usprawni SYSTEM w Centrali a co na Wydziałach?

- Podział na Centralę i Wydziały wydaje się być sprzeczny z filozofią systemu zintegrowanego. Zakupiona licencja pozwala każdemu pracownikowi pełnić w nim dowolną rolę. Jednym z głównych wymogów stawianych SYSTEMowi jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz wprowadzanie ich w miejscu powstawania. Dzięki usunięciu bariery czasu i przestrzeni, użytkownicy będą mieli dostęp do informacji na bieżąco i niezależnie od miejsca ich powstawania. Przykładowo mechanizm samoobsługi pracowniczej realizowany przez przeglądarkę internetową umożliwi dostęp każdemu uprawnionemu pracownikowi do własnych danych osobowych, informacji o urlopie, pasków płacowych, środkach trwałych itp.

Wdrożenie z sukcesem SYSTEMu uporządkuje i uprości procesy realizowane w zakresie obsługi toku studiów, badań naukowych oraz gospodarki własnej. Wynikająca z tego racjonalizacja pozwoli podnieść jakość obsługi studentów i pracowników, racjonalizować koszty jednostkowe działalności. SYSTEM dostarczy wydajnych narzędzi dla kadry zarządzającej każdego szczebla, wspomagających podejmowanie decyzji dzięki rachunkowi kosztów, budżetowania i kontrolingu. SYSTEM będzie wspierał najważniejsze procesy biznesowe Uczelni w sposób umożliwiający kontynuowanie jej rozwoju oraz wypełnianie statutowych zadań na najwyższym dostępnym poziomie. Pozwoli nie tylko monitorować bieżący stan Uczelni, ale również realizować takie procesy, jak tworzenie strategii, planowanie i symulacja konsekwencji decyzji zarządczych.

Rozmawiała
AGNIESZKA SKOŁUCKA