Regularne ocenianie pracowników jest instrumentem polityki motywacyjnej, jak również umożliwia diagnozę potencjału rozwojowego pracownika, a co za tym idzie pozwala na optymalne wykorzystanie jego zdolności i kwalifikacji. W związku z planowaną oceną pracowników UŚ trwają prace nad stworzeniem nowego systemu oceny pracowniczej, który będzie użytecznym narzędziem dla kierowników wszystkich szczebli, pomagającym realizować ich funkcje kierownicze i będący przede wszystkim podstawą jasnej komunikacji z pracownikami na temat oczekiwań i wymagań im stawianych.

O co chodzi?

Ocenianie pracowników jest jednym z kluczowych elementów procesu zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Jednak specyfika poszczególnych zakładów pracy, w tym uczelni zatrudniającej ponad 1600 pracowników administracji, wymaga wypracowania własnego systemu ocen, będącego nowoczesnym i elastycznym narzędziem zarządzania, w które zostaną wyposażeni kierownicy. Pozwoli im ono na podjęcie rzeczowego dialogu z pracownikami na temat oczekiwań i wymagań, udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej, podejmowanie skutecznych działań motywacyjnych i docenianie najskuteczniejszych pracowników. Często zdarza się, że kierownicy nie wykorzystują możliwości, jakie daje im pełniona rola – takie tendencje zostały zauważone podczas oceny pracowników przeprowadzonej rok temu. Wielu kierowników oceniło wszystkich swoich pracowników dokładnie na tym samym poziomie: albo bardzo wysoko, albo bardzo nisko. A przecież w Uniwersytecie są pracownicy, którzy realizują swoje zadania na wyższym poziomie niż inni, bardziej się angażują. System, który ich nie zauważa, jest dla nich krzywdzący, może spowodować, że mogą się zdemotywować i wypalić zawodowo. Z drugiej strony jeżeli zostaną zauważeni, staną się dobrym wzorem dla innych pracowników.

W zeszłym roku system oceniania miał charakter pilotażowy, a wypełnienie kwestionariusza nie było obowiązkowe. Ponadto był formą wniosku o podwyżkę. W efekcie tego tylko połowa pracowników została poddana ocenie. Nowy, przebudowany system również będzie związany z podwyżką, jednak w wyniku doświadczeń z zeszłego roku jest konieczność dokładniejszej i sprawiedliwszej oceny.

W prace nad nowym systemem zaangażowane są związki zawodowe. System zaplanowany jest również tak, aby w jego tworzeniu uczestniczyli sami kierownicy. Zostaną oni podzieleni na sześć grup – podział wynika ze specyfiki pracy wykonywanej przez ich podwładnych. Kierownicy, reprezentujący każdą z grup, podczas szkoleń będą wypracowywali narzędzia, których później sami będą używać.

W celu zapewnienia jak najlepszego wykorzystania możliwości systemu wszyscy kierownicy będą mieli możliwość zapoznania się z problemami oceny pracowniczej dzięki szkoleniu zrealizowanemu w formie e-learningu, odbędą się również spotkania informacyjne dla pracowników z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie systemu, na których będzie można zadać pytania i wyjaśnić swoje wątpliwości.

Korzyści oceniania

Człowiek poddany ocenie ma prawo czuć pewien dyskomfort, lęk przed oceną jest naturalny, nie chodzi jednak o to, aby piętnować osoby, które zdobędą mniej punktów, nie zostaną również z tego powodu zwolnione. System oparty na kompetencjach ma na celu przede wszystkim ułatwienie, a czasami sprowokowanie procesu udzielania informacji zwrotnej oraz dwukierunkowej komunikacji pomiędzy kierownikami i ich podwładnymi oraz docenienie osób najbardziej zaangażowanych i najefektywniej wykonujących swoją pracę.

Ponadto chcemy stworzyć zręb większego systemu, powiązanego w przyszłości z procesem rekrutacji, opisem stanowisk czy systemem rozwoju pracowników. Chcielibyśmy także, aby pomógł on dostrzec zjawiska niepokojące i wskazał np. konieczność przeprowadzenia szkoleń.

Kompetencje

System jest oparty na koncepcji oceny kompetencji. Staż, ukończone studia, kursy itp. są oczywiście bardzo ważne, ale tym razem pod uwagę będą brane kompetencje pracowników. Istotne jest to, czy pracownik potrafi dobrze, na odpowiednim poziomie zrealizować pewne zadanie. Kierownicy podczas warsztatów będą konstruowali kwestionariusze ocen, które pozwolą im zwracać uwagę przede wszystkim na – ich zdaniem – najważniejsze efekty pracy. Kwestionariusze będą zawierać tzw. behawioralne skale opisowe. Stworzonych zostanie przynajmniej sześć wersji kwestionariusza dla sześciu różnych grup pracowników.

W systemie oceny będą brane pod uwagę cztery obszary kompetencji: osobiste, społeczne, zawodowe i menadżerskie. Kompetencje osobiste są związane z własnym podejściem do pracy, np. z kwestią punktualności, zaangażowania w realizację zadań. Kompetencje społeczne wiążą się z relacjami z innymi ludźmi, np. współpracą w zespole, komunikatywnością. Kompetencje zawodowe to umiejętności i zachowania wymagane w odniesieniu do realizacji konkretnych zadań. Ocenie poddani zostaną wszyscy pracownicy, również kierownicy. Dlatego ostatnią grupę stanowią kompetencje menedżerskie, takie jak planowanie i myślenie strategiczne czy delegowanie.

Jak to będzie wyglądało?

Nowy system ocen będzie wykorzystywał aplikację elektroniczną dostępną online, służącą do zbierania i przetwarzania uzyskanych danych. W podanym odpowiednio wcześnie terminie wszyscy pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi oraz kierownicy będą zobowiązani ją wypełnić. Każdy z pracowników oceniony będzie przez swojego przełożonego i sam również otrzyma kwestionariusz do samooceny. Kierownicy będą mieli dostęp do kwestionariuszy samooceny, które wypełnią podlegli im pracownicy dopiero, gdy oni sami wypełnią kwestionariusze oceniające pracowników. Wszyscy kierownicy będą zobowiązani do przedyskutowania wyników oceny z każdym z podwładnych. W przypadku zbyt dużej rozbieżności ocen w relacji kierownik – pracownik podobnie jak w poprzednim systemie ocen każdy pracownik będzie mógł odwołać się do komisji odwoławczej.

W kwestionariuszu znajdzie się ok. 20 skal. Będą one jasno opisywały konkretne kompetencje, różnicując sytuację, gdy ktoś przejawia ją w pracy w stopniu maksymalnym lub nie przejawia jej wcale. Będzie trzeba zatem wykazać, czy dana osoba poprzez swoje zaangażowanie realizuje konkretne zadanie ponad wymagany standard. Ocena dotyczyć będzie ostatnich dwunastu miesięcy. Obowiązywać będzie zasada pełnej jawności co do formy i sposobu przeprowadzenia oceny i pełnej dyskrecji co do jej wyników.