Rok 2022 przyniósł sporo zmian na Uniwersytecie Śląskim. Realizowanych jest szereg projektów informatycznych. Jednym z nich jest cyfryzacja umów cywilnoprawnych. Każdego roku na naszej uczelni zawieranych jest ok. 7–8 tys. takich umów, zarówno z pracownikami uniwersytetu, jak i osobami z zewnątrz. Jeśli przyjmiemy, iż każda ma tylko 3 strony (a najczęściej znacznie więcej) i że drukujemy je w 2 egzemplarzach, oznacza to wydruk co najmniej 42–48 tys. stron. Już chociażby z tego powodu, ale także wysokich kosztów wydruku, archiwizacji oraz konieczności unowocześnienia obiegu dokumentów, konieczne stało się przejście na obieg elektroniczny. Jako uczelnia jesteśmy też zobligowani do wspierania, ale także wprowadzania działań o charakterze ekologicznym.

Począwszy od 1 grudnia 2022 roku pilotażowo na Wydziale Prawa i Administracji, a od 1 stycznia 2023 roku we wszystkich jednostkach uczelni, zostaje wprowadzona elektroniczna procedura zawierania umów cywilno- prawnych, wystawiania rachunków do nich, jak i protokołów odbioru. 22 listopada zostało wprowadzone przez rektora UŚ zarządzenie w sprawie obiegu, sposobu podpisywania, weryfikowania oraz archiwizacji dokumentów umów cywilnoprawnych, rachunków do nich i protokołów odbioru.

Zgodnie z nowymi regułami umowa cywilnoprawna może być zawarta w 3 postaciach: elektronicznej, hybrydowej oraz tradycyjnej (papierowej). Do końca listopada zasadą było zawieranie umów w postaci tradycyjnej, obecnie obowiązuje elektroniczna postać umowy, rachunku oraz protokołu. Umowa w postaci elektronicznej może zostać podpisana podpisem elektronicznym, zaawansowanym podpisem elektronicznym (takie co do zasady są na używanej na naszej uczelni platformie Autenti – platformie do podpisywania umów w postaci elektronicznej) lub z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że w świecie wirtualnym podpis elektroniczny podpisowi nie jest równy. W świecie rzeczywistym mamy jeden podpis własnoręczny, w wirtualnym jest ich kilka poziomów. Dla ważności większości umów zawieranych na Uniwersytecie wystarczy zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny (wykorzystywany na wspominanej platformie). Jednakże dla części umów, w tym umów o dzieło lub innych przenoszących prawa autorskie, patenty itd., konieczne jest użycie przez obie strony umowy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wykaz umów, dla których konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, został opublikowany w okólniku na początku stycznia 2023 roku. Warto na to zwracać uwagę, gdyż brak kwalifikowanego podpisu na umowie przeniesienia praw na uczelnię skutkuje brakiem ich przeniesienia, czego konsekwencje, w szczególności przy projektach badawczych, mogą być bardzo poważne. Drugim sposobem, jaki zostanie wprowadzony w pierwszym kwartale 2023 roku, będzie zawieranie umów w postaci elektronicznej za pomocą tabletu, poprzez złożenie podpisu własnoręcznego bezpośrednio w dokumencie elektronicznym (podobnie jak na poczcie przy odbiorze przesyłek czy składaniu wniosku o paszport). Na kampusach zostaną utworzone punkty do podpisywania umów w taki sposób.

Niestety nie wszyscy są w stanie zawrzeć umowę w postaci elektronicznej, np. gdy konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez wykonawcę, a on go po prostu nie ma, wówczas umowę zawiera się w postaci hybrydowej – zostaje ona wysłana do wykonawcy w postaci elektronicznej, ten ją drukuje, podpisuje własnoręcznie, odsyła na uczelnię, gdzie jest ona digitalizowana (przez dział, jednostkę zawierającą umowę) i wprowadzana do systemu. Następnie zostaje ona podpisana elektronicznie przez osoby uprawnione ze strony uczelni do zawierania umów i w postaci elektronicznej wysyłana do wykonawcy. Dokument papierowy jest archiwizowany według zasad dotychczasowych, elektroniczny – elektronicznie.

Dopiero w sytuacji, gdy wykonawca nie ma możliwości komunikacji elektronicznej, umowy cywilnoprawne, rachunki oraz protokoły do umów sporządza się w postaci tradycyjnej (papierowej), z tą różnicą, iż muszą zostać dodatkowo zdigitalizowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do systemu informatycznego.

Na początku nowa procedura może wydawać się trudna czy skomplikowana, a na pewno inna niż ta, do której się przyzwyczailiśmy. Mam nadzieję, iż w niedługim czasie stanie się dla nas wszystkich nowym standardem i nie będziemy tęsknili do drukowanych kartek. Zdaję sobie też sprawę z początkowych niedogodności, błędów, niekompatybilności z innymi systemami, ale tak jest zawsze na początku wdrażania nowych rozwiązań, za co z góry przepraszam. Błędy będziemy korygowali na bieżąco i jak najszybciej.

W najbliższych miesiącach zamierzamy wprowadzić możliwość zawierania umów o staż w postaci elektronicznej, umów z nowo przyjętymi studentami, słuchaczami studiów podyplomowych i wiele innych.

Wdrożenie systemu to przede wszystkim praca i zaangażowanie wielu osób. W szczególności podziękowania za poświęcony czas, ale także trud wprowadzenia czegoś nowego kieruję do wicekwestor UŚ Jolanty Rutkowskiej-Kłosek, dyrektora ds. informatyzacji Marcina Serwecińskiego i jego zespołu, Marka Kłoska i jego zespołu (wsparcie w systemie SAP) oraz Agnieszki Kotulskiej (Wydział Nauk Społecznych) odpowiedzialnej za projekt.