Wiele przedsiębiorstw, jednostek administracji oraz uczelni w wyniku pandemii zostało zmuszonych do przyspieszenia procesów cyfryzacyjnych. Sytuacja nie tylko wzmocniła wcześniejszy trend przenoszenia komunikacji czy pracy do formuły zdalnej, ale także wymusiła digitalizację w obszarze wielu transakcji i procesów. W ciągu tych kilku miesięcy nie dokonaliśmy implementacji rozwiązań paperless czy przeskoku o lata, ale wszystko wskazuje na to, że uzyskaliśmy spore przyspieszenie.

Na Uniwersytecie Śląskim trwają prace mające na celu wdrożenie szeregu narzędzi informatycznych służących poprawie funkcjonowania uczelni. Główny nacisk postawiono na cyfryzację uczelni oraz optymalizację realizowanych na uczelni procesów. Efekty podjętych działań będą się stopniowo uwidaczniały w bieżącym roku akademickim.

Ze względu na stopniowe zastąpienie na naszej uczelni tradycyjnego obiegu dokumentów obiegiem w postaci elektronicznej wdrażany jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Odbyły się szkolenia pracowników administracji w tym zakresie i będą one kontynuowane w miarę potrzeby. Kolejne jednostki administracji rozpoczynają już pracę we wspomnianym systemie, który będzie służył również jako archiwum oryginałów w postaci elektronicznej. Następnymi etapami wdrożenia podjętymi w kolejnych miesiącach będą obsługa za pomocą systemu EZD korespondencji wychodzącej oraz przeniesienie do tego systemu rejestrów spraw. Równolegle z tymi działaniami jest prowadzona inwentaryzacja procesów biznesowych uczelni, tak aby zoptymalizować ich przebieg.

Jednocześnie z wdrożeniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją trwają prace nad optymalizacją oraz elektronizacją procesów związanych z obsługą umów cywilnoprawnych.

Podjęte zostały prace mające na celu wdrożenie do systemu SAP rozwiązania OpenText służącego elektronizacji obsługi faktur wpływających na Uniwersytet. Celem działań jest umożliwienie w pełni elektronicznego procedowania faktury, począwszy od momentu wprowadzenia do systemu SAP jej cyfrowego odwzorowania. Warto w tym miejscu wskazać, iż wdrażane rozwiązanie umożliwi Uniwersytetowi integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, korzystanie z którego stanie się obowiązkowe w 2024 roku. Wdrożenie tego systemu na UŚ planowane jest w pierwszym kwartale 2023 roku.

Prowadzone są również prace w celu optymalizacji i cyfryzacji procesów związanych z rekrutacją kandydatów na wszystkie formy kształcenia oraz z tokiem studiów.

Kolejnym obszarem objętym cyfryzacją jest zarządzanie majątkiem. Planowane jest wprowadzenie systemu informatycznego umożliwiającego oznakowanie majątku uczelni kodami QR oraz wspomagające proces inwentaryzacji.

Wdrażamy również system do zarządzania infrastrukturą badawczo-dydaktyczno-artystyczną. Umożliwi on nie tylko prowadzenie elektronicznej ewidencji aparatury, ale też realizację w pełni elektronicznie wielu procesów związanych z jej wykorzystaniem. Wprowadzany system pozwoli ponadto na rozbudowaną analizę wykorzystania posiadanej przez Uniwersytet aparatury. Wdrożenie systemu planowane jest w pierwszym kwartale 2023 roku.

Kolejnym rozwiązaniem informatycznym wspomagającym zarządzanie majątkiem jest wprowadzenie aplikacji służącej do układania planów zajęć i zarządzania salami dydaktycznymi. Opracowywany system informatyczny jest już w tym momencie w pełni funkcjonalny. Pierwsze plany za pomocą nowego rozwiązania zostaną ułożone na semestr letni bieżącego roku akademickiego po uprzednim przeszkoleniu pracowników.

Trwają prace nad cyfryzacją obszaru zarządzania relacjami z interesariuszami naszej uczelni. We wrześniu roku 2022 rozpoczął się efektywnie proces wdrożenia systemu CRM umożliwiającego zarządzanie danymi kontrahentów oraz relacji z nimi. Wdrożenie systemu planowane jest w trzecim kwartale 2023 roku.

Wspomniane działania finansowane są z funduszy europejskich w ramach Zintegrowanego Programu Rozwoju Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz programu „Jeden Uniwersytet – Wiele Możliwości”.

Cyfryzacja uczelni to duże wyzwanie, które daje jednak wiele korzyści, jak choćby proekologiczne podejście – troska o środowisko, skrócenie procesu zawierania umów i wiele innych, pełna, szybka dostępność do dokumentów, redukcja kosztów, oszczędność środków i czasu, wygoda. Cyfryzacja to nie tylko procesy i systemy. Zakup rozwiązania informatycznego nie wystarczy do wdrożenia procesów cyfryzacji. Udana cyfryzacja wymaga dogłębnego poznania procesów i sprawdzonych narzędzi IT, ale także otwartego podejścia pracowników. Główną barierą w procesie cyfryzacji jest mentalność ludzi, naturalne przywiązanie do tego, co było, strach przed wykreowaniem nowych procesów, ale też mała wiedza, jak to wszytko poukładać. Ważne są decyzje i działania każdego pracownika, które w skali całej firmy przynoszą odczuwalny efekt cyfryzacji i paperless.

Transformacja cyfrowa wymaga odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów, doboru właściwych narzędzi i ludzi. W naszej uczelni mamy świetny zespół IT, znakomitych ekspertów w poszczególnych obszarach, liderów zmian rozumiejących ryzyko i konieczność wdrożeń oraz wsparcie pełnomocnika ds. cyfryzacji uczelni. Cyfryzacja to duże wyzwanie, którego wiele instytucji obawia się podejmować lub odkłada je w czasie, jednakże dla Uniwersytetu Śląskiego ten czas właśnie nadszedł.