1 kwietnia 2025 roku delegacja Uniwersytetu Śląskiego uczestniczyła w wydarzeniu Digital Transformation Leader Summit organizowanym przez firmę Autenti. Konferencja, która miała miejsce na terenie kampusu Google w Warszawie, skierowana była do liderów świata cyfrowego, a także reprezentantów środowiska biznesu, administracji publicznej oraz nauki. To właśnie tutaj nasza uczelnia została uhonorowana nagrodą Paperless Hero Awards w kategorii Transformacja Cyfrowa (Digital Transformation) w zakresie uczelni wyższych.

Od lewej: Dariusz Kurzeja, dr hab. Agnieszka Turska-Kawa, prof. UŚ, Dariusz Laska i Marek Kłosek

Nagroda Digital Transformation jest wyróżnieniem dla organizacji, które korzystając z platformy Autenti, wprowadzają innowacje elektroniczne oraz inspirują do procesu cyfrowego rozporządzania dokumentami. Podczas oficjalnej gali w imieniu uczelni nagrodę odebrali: dr hab. Agnieszka Turska-Kawa, prof. UŚ – prorektor ds. nauki; Dariusz Laska – kanclerz Uniwersytetu Śląskiego oraz Marek Kłosek – kierownik Działu Informatycznych Systemów Zarządzania.

Korzyści, jakie wynikają z użytkowania przez Uniwersytet platformy Autenti, warto rozważyć w kontekście zawierania umów cywilnoprawnych. Czas pandemii uwidocznił potrzebę zawierania ich w sposób cyfrowy z uwagi na niemożność osobistego spotkania ze zleceniobiorcą czy brak dostępności z powodu jego aktualnej lokalizacji. Uczelnia podjęła więc współpracę z firmą Autenti, która – jako firma zaufania – umożliwia podpisywanie dokumentów przez internet bez konieczności posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czyli oznaczonego certyfikatem potwierdzającym jego prawdziwość i ustalającym tożsamość osoby podpisującej. Dzięki temu osoby, które nie mają takiego certyfikowanego podpisu, również mogą zawrzeć umowę poprzez platformę – używają w tym celu elektronicznego, niekwalifikowanego podpisu. Wymaga on jednak potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej za pomocą poczty elektronicznej, a sam proces weryfikacji może być również wzmocniony o konieczność wpisania jednorazowego kodu SMS-owego czy poświadczenia za pomocą aplikacji mObywatel.

– Oprócz mechanizmu podpisywania dokumentów za pomocą niekwalifikowanego podpisu firma Autenti zapewnia także kopię zapasową w postaci platformy zapisu i przechowywania podpisanych dokumentów. Dostępne jest ponadto narzędzie definiowania ścieżki podpisu, czyli zarządzania procesem, które osoby i w jakiej kolejności powinny podpisać dokument. To są zalety platformy Autenti – mówi Marek Kłosek. – Po zdefiniowaniu ścieżki system wysyła e-maile przypominające zleceniobiorcom o podpisie, co znacząco usprawnia komunikację w obiegu umów cyfrowych – dodaje. W ciągu ostatnich kilku lat Uniwersytet Śląski podpisał w ten sposób kilkadziesiąt tysięcy dokumentów – to zdecydowanie wyróżnia nas na tle innych uczelni wyższych w Polsce. Zawieranie umów za pośrednictwem Autenti jest jednym z aspektów transformacji cyfrowej, która od dłuższego czasu ma miejsce na uczelni.

– Transformacja polega na stopniowym odchodzeniu od dokumentów papierowych na rzecz elektronicznych w taki sposób, że zamiast tworzenia kolejnej umowy na papierze, wytwarzamy zapis w systemie, następnie generujemy dokument w postaci PDF i zlecamy jego podpisanie na platformie. W konsekwencji podpisany dokument jest tam z powrotem umieszczany jako atrybut przeprowadzonej transakcji – wyjaśnia kierownik Działu Informatycznych Systemów Zarządzania.

Obecnie na Uniwersytecie Śląskim trwają przygotowania do wdrożenia nowego projektu, którym jest e-teczka pracownicza – ekwiwalent teczki osobowej z dokumentami pracownika w formie cyfrowej. Stanowi ona zarówno magazyn, jak i narzędzie pozwalające na szybki dostęp do umieszczonych tam danych, dodatkowo zorganizowane w ramach samoobsługi pracowniczej. Oprócz planów cyfryzacji informacji kadrowych w ostatnich latach pojawiła się także elektronizacja procesu zatwierdzania faktur zakupowych realizowana w systemie SAP.

– Efekt jest taki, że przeprowadzamy dokumenty do wersji cyfrowej i dzięki systemowi informatycznemu możemy nimi zarządzać i je zatwierdzać, a później sprawnie analizować uzyskane w ten sposób informacje. To jest ten świat cyfrowy, do którego dążymy – podsumowuje Marek Kłosek.